Welche Nebenkosten kann ich als Vermieter auf einen Mieter umlegen?

Wer ein Haus oder eine Wohnung besitzt, muss viel Geld aufwenden, um sein Eigentum zu unterhalten. Bestimmte Kosten können Sie dabei auf den/die Mieter abwälzen und müssen diese so nicht selbst tragen. In diesem Artikel möchten wir Ihnen beschreiben, welche Kosten Sie nach der Betriebskostenverordnung (BetrKV) auf die Mieter übertragen dürfen und welche nicht. Folgende Themen werden dabei behandelt:

Welche Nebenkosten sind umlagefähig?
Welche Nebenkosten sind nicht umlagefähig?
Wer kommt für die Nebenkosten bei Leerstand auf?
Wie kann ich am besten die Umlage der Nebenkosten im Mietvertrag festhalten?

Welche Nebenkosten sind umlagefähig?

Generell fallen nach dem Hauskauf einige Kosten für den Hausbesitzer an. Hierzu zählen z.B. die Grundsteuer, das Wasser und die Müllabfuhr, die der Vermieter begleichen muss. Viele Kosten, aber nicht alle, können allerdings vom ihm auf die Mieter umgewälzt bzw. umgelegt werden. Grundlage dafür ist eine Vereinbarung im Mietvertrag, die Sie als Vermieter unbedingt in den Vertrag aufnehmen sollten. Eine Aufzählung der einzelnen umlagefähigen Nebenkosten ist nicht notwendig. Es ist ausreichend, wenn Sie diese in der Vereinbarung als "Betriebskosten" zusammenfassen. (BGH VIII ZR 137/15). In der Betriebskostenabrechnung oder auch Nebenkostenabrechnung können folgende Nebenkosten auf den/die Mieter umgelegt werden:

Grundsteuer
Diese zählen zu den laufenden öffentlichen Lasten eines Grundstücks und können entsprechend umgelegt werden.
Gebühren für Abwasser
Diese Kosten werden in der Betriebskostenverordnung als "Entwässerung des Grundstücks" benannt und beinhalten alle damit zusammenhängenden Kosten.
Schmutz- und Niederschlagswasser - Gesplittete Abwassergebühr
Die Abwassergebühren werden je nach Kommune gesplittet abgerechnet. Insbesondere dann, wenn die Kosten zur Beseitigung von Niederschlagswasser mehr als 12 % der Gesamtkosten der Entwässerungsanlage betragen. In diesem Fall muss die Gebühr lt. verschiedener Gerichtsurteile in Schmutz- und Niederschlagswasser aufgesplittet werden. Bei der gesplitteten Berechnung zahlt der Vermieter die Gebühr zur Schmutzwasserbeseitigung verbrauchsabhängig (je nachdem wieviel Frischwasser geliefert wurde) an die jeweilige Kommune. Die Niederschlagswassergebühr richtet sich nach dem Anteil der versiegelten Grundstücksfläche. Hierunter fallen Gebäude, Fundament, Rohre oder stark verdichteter Boden. Das bedeutet für die Betriebskostenabrechnung, dass die gesplittete Abwassergebühr, wie bei der gewöhnlichen Abwassergebühr, umlagefähig ist. Die Niederschlagswassergebühr ist wiederum nicht umlagefähig.
Warme Betriebskosten
Hierunter fallen sämtliche Kosten für Heizung und Warmwasser. Wenn mehrere Wohnungen über eine Zentralheizung versorgt werden, dann müssen die Kosten zum Großteil verbrauchsabhängig berechnet werden. Bei der Heizkostenabrechnung gilt die Heizkostenverordnung. Diese besagt, dass bei einer zentralen Heizungsanlage mindesten 50 % (höchstens 70 %) der gesamten Heizkosten verbrauchsabhängig auf die Mieter umgelegt werden dürfen. Für ältere Gebäude kann eine Sonderregelung in Kraft treten, wonach 70 % der Heizkosten nach Verbrauch umgelegt werden dürfen. Die restlichen 30 % sind dann nach Wohnfläche zu berechnen (§ 7, Abs. HeizkostenV).
Aufzug
Die Kosten für die Personen- oder Lastenbeförderung durch einen Aufzug können auf die Mieter umgelegt werden. Dies beinhaltet auch die Bewohner im Erdgeschoss, obwohl diese den Aufzug wahrscheinlich gar nicht benutzen (BGH VIII ZR 103/06). Kostentreiber sind hierbei der Betriebsstrom, die Beaufsichtigung, die Bedienung, die Pflege, die Betriebssicherheitsprüfung und die Betriebsbereitschaft.
Straßenreinigung und Müllabfuhr
Die Gebühren für die Müllabfuhr und Straßenreinigung können auf die Mieter umgelegt werden. Die Kosten für die Mülltonnen allerdings nicht.
Ungezieferbeseitigung und Gebäudereinigung
Sollte es in Ihrer Immobilie zu Ungezieferbefall, wie z.B. Ratten, Schaben oder Motten, kommen, dann sind die Kosten dafür umlagefähig. Auch die Kosten für die regelmäßige Reinigung der Waschküche, des Aufzugs oder des Treppenhauses können in die Nebenkostenabrechnung aufgenommen werden.
Pflege des Gartens oder des Blumenbeets
Die anfallenden Kosten für die Pflege des Gartens oder des Blumenbeets (wie z.B. das Schneiden, Pflegen und Gießen von Pflanzen) können in die Betriebskostenabrechnung einfließen. Ebenfalls kann im Mietvertrag das Anschaffen neuer Pflanzen (sogar jährlich) als "Kosten gemäß Betriebsverordnung" vereinbart werden.
Kosten für Beleuchtung
Die für die Beleuchtung der Außenbereiche sowie für von den Mietern gemeinsame genutzten Gebäudeteilen (wie Flur, Treppenhaus oder Waschkeller) anfallenden Stromkosten zählen zu den umlagefähigen Kosten. Das Austauschen von Glühbirnen zählt nicht dazu, weil notwendige Reparaturen gemäß §535 BGB die Pflicht des Vermieters sind.
Haftpflicht und Sachversicherungen
Versicherungen wie die Gebäude, Glas und bestimmte Haftpflichtversicherungen (wie Haus- und Grundbesitzer Haftpflicht, Öltank und Aufzug) kann in die Nebenkostenrechnung aufgenommen werden. Wenn die hauseigene Photovoltaikanlage in der Gebäudeversicherung aufgenommen wurde und die Mieter davon Strom beziehen, dann können auch die Versicherungskosten in manchen Fällen umgelegt werden. Eine Mietausfallversicherung oder eine Vermieterrechtsschutzversicherung dürfen Sie hingegen nicht auf den Mieter umlegen!
Kosten für den Hausmeister
Wenn Sie einen Hausmeister beschäftigen, der auf die Einhaltung der Hausordnung sowie die Anlagen die Mietwohnungen kontrolliert, dann können Sie diese Kosten ebenfalls in die Nebenkostenabrechnung aufnehmen. Eine geldliche Entlohnung ist hierbei nicht unbedingt notwendig. Sie können auch die Kosten für eine an den Hausmeister zur Verfügung gestellten Wohnung auf die Mieter umlegen. Hierzu zählen aber nicht alle Tätigkeiten eines Hausmeisters. Wie zuvor schon beschrieben, gehört der Austausch einer Glühbirne nicht zu den umlagefähigen Kosten, da es sich dabei um eine Reparatur handelt. Auch das Verteilen von Post an die Mieter sind nicht umlagefähig, denn dies sind Verwaltungsarbeit des Vermieters.

Tipp: Schließen Sie 2 Verträge mit dem Hausmeister ab. Ein Vertrag, worin die umlagefähigen Arbeiten beschrieben sind und ein zweiter für die nichtumlage Tätigkeiten.
Fernsehen, Antenne oder Kabelanschluss
Wenn Sie den Mietern einen Kabel-, Internet oder Telefonanschluss über eine gemeinsame Anlage zur Verfügung stellen, dann können Sie diese Kosten auch in der Nebenkostenabrechnung geltend machen.
Gemeinschaftliche Waschküche
Zu den umlagefähigen Nebenkosten zählen auch die Kosten, die für den Betrieb einer gemeinschaftlichen Waschküche anfallen.
Kosten für den Schornsteinfeger
Die Reinigung des Schornsteins oder die Durchführung der gesetzlich vorgeschriebenen Emmissionsprüfung durch einen Schornsteinfeger werden als Teil der Heizkosten abgerechnet. Wenn ein Mieter seine Heizkosten direkt mit einem Anbieter wie den Stadtwerken abrechnet, dann können Sie die Kosten für den Schornsteinfeger auf die Mieter umlegen.
Sonstige anfallende Betriebskosten
Hierunter fallen andere laufende Nebenkosten der Mietwohnungen wie die Wartungskosten für Rauchmelder oder einer Trinkwasseranalyse. Vorausgesetzt natürlich, dass dies genau im Mietvertrag vereinbart wurde. Die Formulierung muss präzise gestaltet werden (z.B. Reinigung der Dachrinnen, Wartung der Dunstabzugsanlage oder der Rauchmelder).

Welche Nebenkosten sind nicht umlagefähig?

In der Betriebskostenverordnung ist natürlich auch geregelt, welche Nebenkosten nicht umgelegt werden dürfen. Diese sind in §1 Abs.2 BetrKV geregelt und beschränken sich auf die nachfolgenden Bereiche:

Kosten für Instandhaltung und -setzung
Fallen Kosten für die Reparatur der Heizung oder für einen Austausch eines Teppichbodens an, dann können diese nicht auf die Mieter umgelegt werden. Gemäß §535 Abs.1 BGB ist der Vermieter in der Pflicht die Wohnung Instand zu halten und Bestandteile der Wohnung, die defekt oder übermäßig abgenutzt sind, zu reparieren.
Kosten für die Verwaltungsarbeit
Kosten für Arbeitskräfte oder selbst geleistete Verwaltungsarbeiten sind nicht umlagefähig und gehören nicht in die Nebenkostenabrechnung. Dazu gehören auch Versicherungen wie die Haus- und Mietrechtsschutzverischerung, Mietausfallversicherung oder auch die Kosten für Ihren Steuerberater.

Wer kommt für die Nebenkosten bei Leerstand auf?

Als Vermieter tragen Sie das Risiko und die Kosten eines Leerstandes normalerweise alleine. Die Nebenkosten der leerstehenden Wohnung dürfen nicht auf die anderen Mieter des Wohnhauses verteilt werden, wenn die Abrechnung nach Anteil der Wohnfläche erfolgt (BGH VIII ZR 159/05). Erfolgt die Berechnung nach Anzahl der Personen, dann kann es strittig sein, wie die Leerstandskosten zu verteilen sind. Einem Vermieter ist es auch nur in Sonderfällen (z.B. wegen erheblichen finanziellen Einbußen durch massiven Leerstand) möglich den Verteilungsschlüssel von der Wohnfläche auf die Anzahl der Personen zu ändern. Er steht in der Pflicht die Einbußen nachzuweisen. Notfalls entscheidet ein Gericht darüber.

Tipp: Der Gesetzgeber gibt Ihnen als Vermieter die Möglichkeit einige der durch den Leerstand entstandenen Kosten bei der Steuererklärung geltend zu machen und so die Steuerlast zu reduzieren. Sie können dabei laufende Kosten für Strom, Gebäudeversicherung und der Grundsteuer als Werbungskosten angeben.

Wie kann ich am besten die Umlage der Nebenkosten im Mietvertrag festhalten?

Die Betriebskostenverordnung regelt genau, welche der Nebenkosten umgelegt werden dürfen und welche nicht. Grundsätzlich sind Nebenkosten nur umlagefähig, wenn dies vorab im Mietvertrag festgehalten wurde. Aber anstatt alle Nebenkosten einzeln zu notieren, können Sie im Vertrag die Formulierung "Betriebskosten" verwenden (BGH, Az.: VIII ZR 137/15). Ausnahme sind die sonstigen Betriebskosten, diese sollten Sie explizit aufzählen. Dies hat auch den Vorteil, dass Sie bei Änderungen der Ausgaben keinen neuen Mietvertrag abschließen müssen.

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